Văn phòng điện tử

Quy trình kiểm soát hồ sơ

Đăng lúc: Thứ sáu - 15/11/2013 09:19 - Người đăng bài viết: admin
Quy trình kiểm soát hồ sơ

Quy trình kiểm soát hồ sơ

Quy định cách thức kiểm soát hồ sơ trong việc nhận biết, truy xuất, bảo quản, hủy bỏ các hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị
1.          MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức kiểm soát hồ sơ trong việc nhận biết, truy xuất, bảo quản, hủy bỏ các hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị
 2.          PHẠM VI
Áp dụng đối với hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị.
3.          TÀI LIỆU VIỆN DẪN
        Điều 4.2.4 – Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.
        Sổ tay chất lượng 
4.          ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT
        Hồ sơ chất lượng: Hồ sơ là tài liệu ghi nhận các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện.
        Đơn vị:         Các đơn vị trực thuộc Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị
        ĐDLĐ:         Đại diện lãnh đạo    
        HTQLCL:     Hệ thống quản lý chất lượng
         ATVSTP:     An toàn vệ sinh thực phẩm
5.          NỘI DUNG QUY TRÌNH
TT Hoạt động Trách nhiệm Mô tả Biểu mẫu
5.1 Lập danh mục hồ sơ Các đơn vị ĐDLĐ và các đơn vị xác định và lập danh mục hồ sơ theo BM 02.01 – Danh mục hồ sơ. Các hồ sơ cần lưu của các đơn vị phải được cập nhật và theo dõi theo danh mục này BM 02.01
5.2 Lưu giữ hồ sơ Các đơn vị Căn cứ vào Danh mục hồ sơ cần lưu tại Mục 7 của các Quy trình/Thủ tục, trưởng các đơn vị có trách nhiệm sàng lọc, sắp xếp, lập gáy file hồ sơ theo BM02.04 và tổ chức việc lưu giữ các hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ lấy và được sắp xếp khoa học.
Các hồ sơ liên quan tới việc xử lý các công việc sau một thời gian lưu trữ phải được chuyển cho một đơn vị có chức năng lưu trữ, quản lý hồ sơ để lưu trữ và quản lý hồ sơ theo quy định.
 
5.3 Mượn và trả hồ sơ Các đơn vị Khi cán bộ có nhu cầu mượn hồ sơ, đơn vị cho mượn có trách nhiệm hướng dẫn người mượn hồ sơ lập BM 02.02 - Yêu cầu mượn hồ sơ và theo dõi hồ sơ đó đến khi được trả lại. BM 02.02
5.4 Hủy hồ sơ Các đơn vị Hồ sơ thuộc phạm vi quản lý của đơn vị nào thì đơn vị đó có trách nhiệm hủy hồ sơ bằng cách: xé, đốt, hoặc tái sử dụng hoặc tái chế. Khi hủy cần lập biên bản hủy hồ sơ theo BM 02.03 BM 02.03

6.          BIỂU MẪU
TT Mã hiệu Tên Biểu mẫu
1.      BM 02.01 Danh mục hồ sơ
2.      BM 02.02 Mượn và trả hồ sơ
3.      BM 02.03 Hủy hồ sơ
4.      BM02.04 Gáy file hồ sơ

7.          HỒ SƠ CẦN LƯU

TT Tên Biểu mẫu
1.      Danh mục hồ sơ
2.      Mượn và trả hồ sơ
3.      Hủy hồ sơ
Hồ sơ được lưu tại đơn vị xử lý chính, trực tiếp, thời gian lưu 02 năm. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo quy định hiện hành.
 
Tác giả bài viết: Phòng HC-TH
Đánh giá bài viết
Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết

Những tin cũ hơn

Ý kiến bạn đọc

 

Thông báo - Cảnh báo

Thông báo sản phẩm chưa đăng ký công bố theo quy định đã lưu hành trên thị trường

            Theo công văn số 2676/ATTP-PCTTR ngày 11 tháng 6 năm 2018 của Cục An toàn thực phẩm, hiện nay trên thị trường có sản phẩm bảo vệ sức khỏe Giảm cân họ Nguyễn new của  Công ty TNHH kinh doanh thương mại và dược phẩm Hà Thanh, địa chỉ: H25 Man Bồi Gốc...

Thông báo sản phẩm chưa đăng ký công bố theo quy định đã lưu hành trên thị trường

            Theo công văn số 2676/ATTP-PCTTR ngày 11 tháng 6 năm 2018 của Cục An toàn thực phẩm, hiện nay trên thị trường có sản phẩm bảo vệ sức khỏe Giảm cân họ Nguyễn new của  Công ty TNHH kinh doanh thương mại và dược phẩm Hà Thanh, địa chỉ: H25 Man Bồi Gốc...

Liên kế website

Bộ đếm

  • Đang truy cập: 10
  • Hôm nay: 2070
  • Tháng hiện tại: 29071
  • Tổng lượt truy cập: 2819426

Video clip

Sức khỏe cho mọi người (video) Lượt xem: 534