Quy trình đánh giá nội bộ
- Thứ hai - 18/11/2013 02:12
- In ra
- Đóng cửa sổ này
1. MỤC ĐÍCH:
Áp dụng cho các hoạt động đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng định kỳ và đột xuất tại Chi cục ATVSTP.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN:
- Điều 8.2.2 – Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.
- Sổ tay chất lượng.
- Quy trình Kiểm soát tài liệu – QT 01.
- Quy trình Kiểm soát hồ sơ – QT 02.
- Quy trình Kiểm soát sự không phù hợp – QT 04.
- Quy trình Hành động khắc phục – QT 05.
- Quy trình Hành động phòng ngừa – QT 06.
4. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT:
- HĐKPPN: Hành động khắc phục phòng ngừa.
- KPH: Không phù hợp.
- HĐKP: Hành động khắc phục.
- HĐPN: Hành động phòng ngừa.
- VSATTP: Vệ sinh an toàn thực phẩm
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH:
5.1 Lưu đồ quy trình đánh giá nội bộ HTQLCL:
5.2. Mô tả quy trình đánh giá nội bộ HTQLCL
6. BIỂU MẪU
7. HỒ SƠ CẦN LƯU
Quy trình Đánh giá nội bộ quy định thống nhất các bước tiến hành một cuộc đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng nhằm nâng cao tính hiệu lực, tính phù hợp và hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng tại Chi cục ATVSTP.
2. PHẠM VI:Áp dụng cho các hoạt động đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng định kỳ và đột xuất tại Chi cục ATVSTP.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN:
- Điều 8.2.2 – Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.
- Sổ tay chất lượng.
- Quy trình Kiểm soát tài liệu – QT 01.
- Quy trình Kiểm soát hồ sơ – QT 02.
- Quy trình Kiểm soát sự không phù hợp – QT 04.
- Quy trình Hành động khắc phục – QT 05.
- Quy trình Hành động phòng ngừa – QT 06.
4. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT:
- Đánh giá: là quá trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản để thu thập bằng chứng đánh giá và xem xét đánh giá chúng một cách khách quan nhằm xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đã thoả thuận.
- Chuẩn mực đánh giá: Tập hợp các chính sách, thủ tục hay yêu cầu. Chuẩn mực đánh giá được sử dụng làm gốc để so sánh với bằng chứng đánh giá.
- Bằng chứng đánh giá: Hồ sơ trình bày về sự kiện hay thông tin khác liên quan tới các chuẩn mực đánh giá và được kiểm tra xác nhận, có thể định tính hoặc định lượng.
- Chuẩn mực đánh giá: Tập hợp các chính sách, thủ tục hay yêu cầu. Chuẩn mực đánh giá được sử dụng làm gốc để so sánh với bằng chứng đánh giá.
- Bằng chứng đánh giá: Hồ sơ trình bày về sự kiện hay thông tin khác liên quan tới các chuẩn mực đánh giá và được kiểm tra xác nhận, có thể định tính hoặc định lượng.
- Đánh giá viên: là công chức được đào tạo, hướng dẫn về đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng và được giao nhiệm vụ thực hiện một công cuộc đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng. Các đánh giá viên không được đánh giá công việc của mình, nhưng được phép đánh giá công việc của bộ phận của mình.
- Sự không phù hợp: là sự không đáp ứng yêu cầu theo các văn bản pháp quy và các quy định nội bộ của Chi cục ATVSTP.
- Các điểm lưu ý: Những khiếm khuyết nhỏ chưa đến mức không phù hợp và không gây ảnh hưởng đáng kể tới các yêu cầu trong hệ thống chất lượng.
- Hành động khắc phục: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã được phát hiện để ngăn ngừa việc tái diễn.
- Hành động phòng ngừa: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn hay các tình trạng không mong muốn tiềm ẩn khác.
- ĐDLĐ: Đại diện Lãnh đạo.
- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng.- Sự không phù hợp: là sự không đáp ứng yêu cầu theo các văn bản pháp quy và các quy định nội bộ của Chi cục ATVSTP.
- Các điểm lưu ý: Những khiếm khuyết nhỏ chưa đến mức không phù hợp và không gây ảnh hưởng đáng kể tới các yêu cầu trong hệ thống chất lượng.
- Hành động khắc phục: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã được phát hiện để ngăn ngừa việc tái diễn.
- Hành động phòng ngừa: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn hay các tình trạng không mong muốn tiềm ẩn khác.
- ĐDLĐ: Đại diện Lãnh đạo.
- HĐKPPN: Hành động khắc phục phòng ngừa.
- KPH: Không phù hợp.
- HĐKP: Hành động khắc phục.
- HĐPN: Hành động phòng ngừa.
- VSATTP: Vệ sinh an toàn thực phẩm
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH:
5.1 Lưu đồ quy trình đánh giá nội bộ HTQLCL:
5.2. Mô tả quy trình đánh giá nội bộ HTQLCL
| TT | Hoạt động | Trách nhiệm | Yêu cầu | Biểu mẫu |
| 5.2.1 | Lập Chương trình đánh giá nội bộ | |||
| Lập Chương trình đánh giá và Kế hoạch đánh giá nội bộ HTQLCL hàng năm | Tổ giúp việc, ĐDLĐ | HTQLCL của Chi cục ATVSTP được đánh giá ít nhất 01 lần/năm. Tổ giúp việc có trách nhiệm xây dựng Kế hoạch đánh giá nội bộ HTQLCL hàng năm theo BM 03.01 đính kèm và lập danh sách chuyên gia đánh giá hàng năm theo BM 03.07 đính kèm. Chương trình, kế hoạch đánh giá và danh sách chuyên gia phải được lập dựa trên tình trạng và mức độ quan trọng của hoạt động đánh giá cũng như kết quả của các cuộc đánh giá trước đó. Sau đó trình ĐDLĐ phê duyệt. Trường hợp cần thiết, Lãnh đạo Chi cục có quyền yêu cầu thực hiện các đợt đánh giá nội bộ đột xuất HTQLCL. | BM 03.01 BM 03.07 | |
| 5.2.2 | Chuẩn bị đánh giá | |||
| ĐDCL, Tổ giúp việc, ĐGV, Các tổ có liên quan | Căn cứ kế hoạch đánh giá nội bộ HTQLCL, Tổ giúp việc xây dựng và trình ĐDLĐ phê duyệt chương trình đánh giá nội bộ theo từng đợt trong năm theo biểu mẫu BM 03.02 và thông báo chương trình đánh giá đã được duyệt tới các phòng có liên quan trước khi đánh giá ít nhất 02 tuần. Trưởng các phòng thuộc phạm vi đánh giá có trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, liên quan và bố trí công chức làm việc với ĐGV theo kế hoạch đã đề ra. ĐGV có trách nhiệm bố trí thời gian thực hiện đánh giá đúng theo kế hoạch, chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và biểu mẫu liên quan. | BM 03.02 | ||
| 5.2.3 | Tiến hành đánh giá | |||
| 1 | Ghi chép đánh giá | Đánh giá viên | Đoàn đánh giá nội bộ thực hiện công việc đánh giá theo kế hoạch và chương trình đã đề ra. Nếu có bất cứ gì thay đổi gì phải báo cáo kịp thời cho ĐDLD để thay đổi chương trình cho phù hợp. Các nội dung đánh giá được ghi nhận trong biểu mẫu BM 03.03 – Phiếu ghi chép trong quá trình đánh giá. | BM 03.03 |
| 2 | Phân loại đánh giá | Đoàn đánh giá tiến hành đánh giá dựa trên: - Xem xét hệ thống tài liệu được xây dựng. - Xem xét các hồ sơ của HTQLCL. - Quan sát thực tế hoạt động tại các tổ. - Phỏng vấn. Trong quá trình đánh giá, các đánh giá viên thu thập các bằng chứng đánh giá và đối chiếu với các chuẩn mực đánh giá để xác định sự phù hợp của HTQLCL tại các phòng được đánh giá. Trong trường hợp phát hiện ra các điểm không phù hợp, đoàn đánh giá nội bộ đưa ra các điểm KPH theo biểu mẫu BM 03.04 – Báo cáo sự KPH. Tổ được đánh giá phải thực hiện đầy đủ các yêu cầu của HĐKP về khắc phục và thực hiện đúng thời gian qui định đề ra. | BM 03.04 | |
| 5.2.4 | Báo cáo đánh giá | |||
| Lập báo cáo đánh giá | Trưởng Đoàn đánh giá | Có trách nhiệm tập hợp các điểm không phù hợp và các điểm lưu ý của các đánh giá viên và lập báo cáo đánh giá theo biểu mẫu BM 03.05 – Báo cáo đánh giá nội bộ. Kết quả đánh giá nội bộ được báo cáo với ĐDLD và Chi cục Trưởng Chi cục ATVSTP tại cuộc họp kết thúc. | BM 03.05 | |
| 5.2.5 | Theo dõi kết quả thực hiện HĐKPPN | |||
| Thực hiện HĐKP | Công chức được phân công | Trưởng đoàn đánh giá phải theo dõi, xem xét việc thực hiện hành động khắc phục của các bộ phận có điểm KPH theo BM 03.04 – Báo cáo sự KPH. Nếu kết quả khắc phục không đạt thì lập phiếu yêu cầu hành động khắc phục lại. Nếu kết quả khắc phục đạt thì trưởng đoàn đánh giá ký nhận, lưu hồ sơ kết thúc đánh giá. Kết quả theo dõi các Báo cáo sự không phù hợp được cập nhật vào biểu mẫu BM 03.06 – Phiếu theo dõi báo cáo sự KPH | BM 03.04 BM 03.06 | |
| 5.2.6 | Lưu hồ sơ | |||
| Tổ giúp việc | Có trách nhiệm lưu đầy đủ hồ sơ các cuộc đánh giá nội bộ. | |||
| TT | Mã hiệu | Tên Biểu mẫu |
| | BM 03.01 | Kế hoạch đánh giá năm …. |
| | BM 03.02 | Chương trình đánh giá nội bộ theo đợt |
| | BM 03.03 | Phiếu ghi chép trong quá trình đánh giá |
| | BM 03.04 | Báo cáo sự KPH |
| | BM 03.05 | Báo cáo đánh giá tổng hợp |
| | BM 03.06 | Phiếu theo dõi báo cáo sự KPH |
| | BM 03.07 | Danh sách chuyên gia đánh giá |
7. HỒ SƠ CẦN LƯU
| TT | Tên Biểu mẫu |
| | Kế hoạch đánh giá năm …. |
| | Chương trình đánh giá nội bộ đợt …. |
| | Phiếu ghi chép trong quá trình đánh giá |
| | Báo cáo sự KPH |
| | Báo cáo đánh giá tổng hợp |
| | Phiếu theo dõi báo cáo sự KPH |
| | Danh sách chuyên gia đánh giá |
| Ban ISO và các bộ phận lưu hồ sơ các cuộc đánh giá nội bộ, thời gian lưu 02 năm sau khi kết thúc công việc. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ của Chi cục ATVSTP để quản lý và lưu trữ theo quy định hiện hành. | |
Phòng HC-TH