Quy trình kiểm soát hồ sơ

1.          MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức kiểm soát hồ sơ trong việc nhận biết, truy xuất, bảo quản, hủy bỏ các hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị
 2.          PHẠM VI
Áp dụng đối với hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị.
3.          TÀI LIỆU VIỆN DẪN
        Điều 4.2.4 – Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.
        Sổ tay chất lượng 
4.          ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT
        Hồ sơ chất lượng: Hồ sơ là tài liệu ghi nhận các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện.
        Đơn vị:         Các đơn vị trực thuộc Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị
        ĐDLĐ:         Đại diện lãnh đạo    
        HTQLCL:     Hệ thống quản lý chất lượng
         ATVSTP:     An toàn vệ sinh thực phẩm
5.          NỘI DUNG QUY TRÌNH

TT	Hoạt động	Trách nhiệm	Mô tả	Biểu mẫu
5.1	Lập danh mục hồ sơ	Các đơn vị	ĐDLĐ và các đơn vị xác định và lập danh mục hồ sơ theo BM 02.01 – Danh mục hồ sơ. Các hồ sơ cần lưu của các đơn vị phải được cập nhật và theo dõi theo danh mục này	BM 02.01
5.2	Lưu giữ hồ sơ	Các đơn vị	Căn cứ vào Danh mục hồ sơ cần lưu tại Mục 7 của các Quy trình/Thủ tục, trưởng các đơn vị có trách nhiệm sàng lọc, sắp xếp, lập gáy file hồ sơ theo BM02.04 và tổ chức việc lưu giữ các hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ lấy và được sắp xếp khoa học. Các hồ sơ liên quan tới việc xử lý các công việc sau một thời gian lưu trữ phải được chuyển cho một đơn vị có chức năng lưu trữ, quản lý hồ sơ để lưu trữ và quản lý hồ sơ theo quy định.
5.3	Mượn và trả hồ sơ	Các đơn vị	Khi cán bộ có nhu cầu mượn hồ sơ, đơn vị cho mượn có trách nhiệm hướng dẫn người mượn hồ sơ lập BM 02.02 - Yêu cầu mượn hồ sơ và theo dõi hồ sơ đó đến khi được trả lại.	BM 02.02
5.4	Hủy hồ sơ	Các đơn vị	Hồ sơ thuộc phạm vi quản lý của đơn vị nào thì đơn vị đó có trách nhiệm hủy hồ sơ bằng cách: xé, đốt, hoặc tái sử dụng hoặc tái chế. Khi hủy cần lập biên bản hủy hồ sơ theo BM 02.03	BM 02.03

6.          BIỂU MẪU

TT	Mã hiệu	Tên Biểu mẫu
1.	BM 02.01	Danh mục hồ sơ
2.	BM 02.02	Mượn và trả hồ sơ
3.	BM 02.03	Hủy hồ sơ
4.	BM02.04	Gáy file hồ sơ

7.          HỒ SƠ CẦN LƯU

TT	Tên Biểu mẫu
1.	Danh mục hồ sơ
2.	Mượn và trả hồ sơ
3.	Hủy hồ sơ
Hồ sơ được lưu tại đơn vị xử lý chính, trực tiếp, thời gian lưu 02 năm. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo quy định hiện hành.