Quy trình kiểm soát sự không phù hợp

1.          MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức xử lý các dịch vụ hành chính công không phù hợp được phát hiện thông qua quá trình giải quyết các thủ tục hành chính cho tổ chức/công dân.
 2.          PHẠM VI
Quy trình đựơc áp dụng đối với HTQLCL của Chi cục ATVSTP Quảng Trị.
 3.          TÀI LIỆU VIỆN DẪN
        Điều 7.5.1; 8.2.3; 8.2.4 – Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.
        Sổ tay chất lượng.
4.          ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT
        Sự không phù hợp: là việc giải quyết các thủ tục hành chính không đáp ứng yêu cầu theo các văn bản pháp quy và các quy định nội bộ của Chi cục ATVSTP liên quan.
        QMR: Đại diện Lãnh đạo về chất lượng, là thành viên trong ban lãnh đạo, được Lãnh đạo cao nhất chỉ định, trao quyền hạn để quản lý, theo dõi, đánh giá và điều phối hệ thống quản lý chất lượng, nhằm mục đích nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc vận hành và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng 
5.          NỘI DUNG QUY TRÌNH

TT	Hoạt động	Trách nhiệm	Mô tả	Biểu mẫu
5.1	Nhận biết sự không phù hợp	Mọi cán bộ, công chức Chi cục ATVSTP	Khi phát hiện sự không phù hợp, người phát hiện xem xét và báo cáo sự không phù hợp cho Đại diện lãnh đạo hoặc trưởng bộ phận liên quan. Sự không phù hợp có thể bao gồm: ·        Sử dụng tài liệu không được phê duyệt ·        Cán bộ, công chức không đáp ứng chuẩn mực năng lực theo yêu cầu ·        Dịch vụ không đáp ứng theo quy định ·        Khách hàng phản hồi chính đáng về sự không thỏa mãn dịch vụ ·        Thực hiện không đúng theo quy trình ·        Những sự không phù hợp do không tuân thủ các thủ tục, quy trình được đánh giá ở mức độ nghiêm trọng theo quan điểm của người phát hiện.	BM 04.01
5.2	Xem xét mức độ không phù hợp	QMR/ Trưởng đơn vị liên quan	Xem xét nội dung sự không phù hợp và quyết định liệu có cần thiết phải yêu cầu xử lý sự không phù hợp và lập thành văn bản: - Nếu cần thiết, yêu cầu người phát hiện lập báo cáo xử lý sự không phù hợp và yêu cầu đơn vị nảy sinh sự không phù hợp xem xét xử lý sự không phù hợp. - Nếu không cần thiết, thông báo cho đơn vị nắm bắt hiện tượng và xem xét xử lý hoặc giải thích lại cho người phát hiện nếu như sự không phù hợp là không chính xác	BM 04.01
5.3	Xử lý sự không phù hợp	Đơn vị liên quan	Xem xét, đề xuất biện pháp xử lý và tiến hành xử lý sự không phù hợp	BM 04.01
5.4	Kiểm tra xác nhận việc xử lý sự không phù hợp	QMR/ người phát hiện	Kiểm tra xác nhận lại liệu việc xử lý sự không phù hợp đã được thực hiện có hiệu lực. - Nếu đạt yêu cầu, xác nhận việc đã hoàn thành xử lý sự không phù hợp - Nếu không đạt yêu cầu, mở yêu cầu xử lý sự không phù hợp mới Khi cần thiết, yêu cầu đơn vị thực hiện hành động khắc phục đối với sự không phù hợp đã xảy ra.	BM 04.01
5.5	Theo dõi việc xử lý sự không phù hợp	QMR/ người được phân công	Tổng hợp và theo dõi toàn bộ sự không phù hợp được phát hiện trong Chi cục ATVSTP	BM 04.02

6.          BIỂU MẪU

TT	Mã hiệu	Tên Biểu mẫu
1.	BM 04.01	Báo cáo sự không phù hợp
2.	BM 04.02	Theo dõi sự không phù hợp

7.          HỒ SƠ CẦN LƯU

TT	Tên Biểu mẫu
1.	Báo cáo sự không phù hợp
2.	Theo dõi sự không phù hợp
Hồ sơ được lưu tại đơn vị xử lý chính, trực tiếp, thời gian lưu 02 năm. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo quy định hiện hành.