Quy trình kiểm soát tài liệu

1.          MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức kiểm soát các tài liệu - đề xuất ban hành, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, cập nhật - thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị.
2.          PHẠM VI
Áp dụng đối với các tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị.
3.          TÀI LIỆU VIỆN DẪN
§        Điều 4.2.3 – Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.
§        Sổ tay chất lượng. 
4.          ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT
§        Tài liệu nội bộ: là tài liệu được thiết lập và ban hành trong nội bộ của  Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị liên quan đến HTQLCL.
§        Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài: Là tài liệu được thiết lập và ban hành bởi các tổ chức bên ngoài liên quan đến HTQLCL.
§        Tài liệu được kiểm soát: Là các tài liệu Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị cần kiểm soát tính chính xác, cập nhật tính hiện hành của tài liệu theo bản gốc được lưu giữ tại 1 đơn vị được giao kiểm soát tài liệu.
§        Đơn vị:         Các đơn vị trực thuộc Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị
§        ĐDLĐ:         Đại diện lãnh đạo    
§        HTQLCL:     Hệ thống quản lý chất lượng
§        ATVSTP:     An toàn vệ sinh thực phẩm

5.          NỘI DUNG QUY TRÌNH

TT	Hoạt động	Trách nhiệm	Mô tả	Biểu mẫu
5.1	Kiểm soát tài liệu nội bộ
5.1.1	Nhu cầu thiết lập/ sửa đổi tài liệu	Mọi cán bộ, công chức	Khi có nhu cầu  thiết lập tài liệu mới, cán bộ, công chức có nhu cầu đề xuất với ĐDLĐ về tài liệu nội bộ cần ban hành. Nếu được ĐDLĐ chấp thuận, cán bộ triển khai theo các bước tiếp theo. Ngược lại, quá trình sẽ kết thúc.
5.1.2	Thiết lập/ Sửa đổi tài liệu	Người được chỉ định	Thiết lập/ sửa đổi tài liệu theo nhu cầu
5.1.3	Xem xét và phê duyệt tài liệu	ĐDLĐ và/ hoặc  Lãnh đạo Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị	ĐDLĐ hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm xem xét dự thảo các tài liệu. ·        Nếu chấp nhận, thì chuyển tài liệu cho Lãnh đạo Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị phê duyệt. ·        Nếu không chấp nhận, ĐDLĐ yêu cầu cán bộ được phân công chỉnh sửa, hoàn thiện cho đến khi chấp nhận. Chu trình thực hiện theo ý thứ nhất. Trách nhiệm xem xét và phê duyệt tài liệu được quy định như sau: TT Loại tài liệu Thẩm quyền xem xét Thẩm quyền phê duyệt 1 Sổ tay chất lượng ĐDLĐ Lãnh đạo 2 Thủ tục, quy trình ĐDLĐ Lãnh đạo 3 Thủ tục cấp phòng Trưởng đơn vị/ĐDLĐ ĐDLĐ hoặc Lãnh đạo 4 Các Hướng dẫn công việc Trưởng phòng ĐDLĐ
5.1.4	Lập danh mục, theo dõi tình trạng và Phân phối tài liệu	Cán bộ được phân công	Cán bộ được phân công cập nhật các tài liệu được phê duyệt theo BM..01.01 - Danh mục tài liệu nội bộ để theo dõi toàn bộ tài liệu được ban hành trong Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị và tài liệu phân phối cho Lãnh đạo Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị. Tài liệu phân phối cho các Phòng trong Chi cục theo BM 01.02 - Danh sách cấp phát tài liệu nội bộ. Khi ban hành tài liệu phải đóng dấu kiểm soát trên trang đầu theo mẫu:     CHI CỤC ATVSTP TỈNH QUẢNG TRỊ TL ĐÃ KIỂM SOÁT           Lần ban hành đầu tiên có số thứ tự là 01, với mỗi lần có sửa đổi, ban hành lại số lần ban hành tăng lên 01 đơn vị. Cán bộ được phân công  phân phối các tài liệu đã được phê duyệt tới các đơn vị trực thuộc và các cá nhân liên quan theo BM.01.03- Sổ phân phối tài liệu.	BM 01.01       BM 01.02
5.1.5	Lưu giữ tài liệu	Các Phòng ban liên quan	Trưởng các phòng ban/ bộ phận đảm bảo rằng Danh mục tài liệu nội bộ hiện hành phải được cập nhật theo BM 01.01 - Danh mục tài liệu nội bộ.	BM 01.01
5.1.6	Thu hồi tài liệu	Cán bộ được phân công	Khi có sự yêu cầu phân phối tài liệu được sửa đổi/ ban hành lại bởi ĐDLĐ hoặc Lãnh đạo Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị, Cán bộ được phân công thu hồi các tài liệu nội bộ cũ ở tất cả các phòng ban/ bộ phận được phân phối dựa vào BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành nhất. Các tài liệu lỗi thời phải được đóng dấu để nhận biết: CHI CỤC ATVSTP TỈNH QUẢNG TRỊ TÀI LIỆU LỖI THỜI	BM 01.02
5.2	Kiểm soát tài liệu bên ngoài
5.2.1	Thu thập các tài liệu liên quan	Mọi cán bộ, công chức	Mọi cán bộ, công chức khi thu thập, phát hiện các tài liệu mới liên quan có trách nhiệm thông báo hoặc gửi về cho ĐDLĐ.
5.2.2	Lập danh mục, theo dõi tình trạng và Phân phối tài liệu	Trưởng phòng ban/bộ phận	Trưởng phòng ban/bộ phận liên quan xem xét và quyết định những tài liệu nào cần theo dõi và kiểm soát. Trưởng phòng ban/bộ phận chỉ đạo Cán bộ lập BM 01.03 – Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài của Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị đối với các tài liệu cần thiết và phân phối tới các đơn vị và các cá nhân liên quan theo BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu. Việc phân phối các tài liệu bên ngoài đến các bộ phận được kiểm soát thông qua quản lý văn bản đi và đến tại bộ phận văn thư của Chi cục.	BM 01.03 BM 01.02
5.2.3	Lưu giữ tài liệu	Các phòng ban/bộ phận liên quan	Trưởng các phòng ban/bộ phận đảm bảo rằng Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài hiện hành phải được cập nhật theo BM 01.03 - Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được sử dụng ở đơn vị mình.
5.2.4	Thu hồi tài liệu	Cán bộ được phân công	Khi các tài liệu không còn giá trị sử dụng, hết ý nghĩa sử dụng, Cán bộ được phân công thu hồi các tài liệu bên ngoài cũ ở tất cả các phòng ban/bộ phận liên quan được phân phối dựa vào BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành nhất. Các tài liệu lỗi thời phải được gạch chéo có ghi chú bằng bút đỏ bên trái trang đầu tiên của tài liệu hoặc được đóng dấu “Tài liệu lỗi thời”.

 
6.          BIỂU MẪU

TT	Mã hiệu	Tên Biểu mẫu
1.	BM 01.01	Danh mục tài liệu nội bộ
2.	BM 01.02	Sổ Phân phối tài liệu
3.	BM 01.03	Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài

 
7.          HỒ SƠ CẦN LƯU

TT	Tên Biểu mẫu
1.	Danh mục tài liệu nội bộ
2.	Danh sách phân phối tài liệu
3.	Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài
Hồ sơ được lưu tại các Đơn vị xử lý chính, trực tiếp, thời gian lưu 02 năm. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo quy định hiện hành.